Как автоматизировать внутренний учёт ценных бумаг

Как программное обеспечение помогло нашему бизнесу вырасти

Четвертая промышленная революция — то, о чем говорят в Давосе, Силиконовой Долине и пишут в СМИ. Как это относится к вам? Напрямую. Когда опаздываете на ужин с семьей из-за того, что на подведение итогов торгового дня ушло несколько часов, то сожалеете о потраченном времени. Все можно изменить.

Однажды в офисе «ДиБ Системс» раздался телефонный звонок. Татьяна Задорожная, начальник отдела бэк-офиса одной инвестиционной компании, позвонила, потому что была недовольна устаревшим программным обеспечением. Когда начали разбираться, поняли, что проблема системная. Татьяна рассказала с какими сложностями столкнулся бэк-офис в ее компании и как их удалось решить.

Когда работа бэк-офиса превращается в пытку

Во многих финансовых организациях применяются компьютерные программы для ведения учета. Но не всегда они работают так, как этого бы хотелось. В 2013 году наш разработчик взял за основу 1С и адаптировал ее под нужды организации. Сначала все было хорошо, но потом он уволился, а система осталась такой же. Какое-то время она работала, но спустя время начались проблемы. Учётная система стала зависать, ей не доставало важных функций, ее невозможно было обновить. Это все равно что работать на Windows 98 после 2010 года.
Другая история — полу-ручной ввод. Хотя мы всегда старались идти в ногу со временем, не все данные нам удавалось импортировать в систему автоматически. Часто приходилось набирать их на клавиатуре, тратя время.
Когда компания начала развиваться, то мы столкнулись с тем, что у действующего ПО есть пределы. Мы рассчитывали на 1500 сделок, а их стало 10 тысяч. Программа перестала справляться и вместо минут счет шел на часы. Ввод в ручном режиме и вовсе стал вечностью. Мы не успевали закрыть торговый день до начала следующих торгов.
С помощью старого ПО нам было сложно справиться с еще одной задачей — изменением действующего законодательства по ведению внутреннего учёта профессиональными участниками рынка ценных бумаг. Изменения коснулись почти всех областей учёта: информации о сделках, требований к группировке данных, подтверждения операций, информации об условиях сделки и многого другого. Требования к отчетности часто меняются, нужно им соответствовать или придется лишиться лицензии. Совсем недавнее новшество, которого все специалисты по внутреннему учету ждали с замиранием сердца — смена формата отчетности на XBRL. Что это? Как это?
В таких условиях мы поняли, что ждать нельзя, нужно перестраивать работу бэк-офиса и искать другое решение.

Индивидуальная автоматизация

Я слышала о компании «ДиБ Системс» от коллег, поэтому решила понять, что она может нам предложить. Узнала, что здесь занимаются автоматизацией бизнес-процессов с 2009 года. «ДиБ Системс» продали нам программное решение, но до этого момента прошло какое-то время. Я встречалась с сотрудниками компании несколько раз, рассказывала о проблемах с нашим ПО. После этого мы совместно разработали план по автоматизации нашего бизнеса.  
Если вы не уверены, в своём выборе, то хороший способ проверить это — заказать демонстрационную версию программы и пригласить специалистов «ДиБ Системс» к себе в офис, чтобы рассказать о своих пожеланиях и получить ответы на важные вопросы, а также посмотреть функционал программы внутреннего учёта в действии.

Что умеет «Бэк-офис» от «ДиБ Системс»

Программа помогает вести внутренний учет профучастника, осуществляющего брокерскую, дилерскую деятельность и деятельность по управлению ценными бумагами. Все торговые операции, проводимые на российских и иностранных площадках, могут быть отражены в системе, так же как и все торгуемые активы: акции, облигации, производные финансовые инструменты, клиринговый сертификат участника, валюта, валютный своп и другие.  

Модуль «Бэк-офис» сокращает время, которое уходит на закрытие итогов торгового дня. Автоматизированная загрузка биржевых отчётов происходит с минимальными трудозатратами. Специалист просто подает данные программе, она их обрабатывает, включая котировки по ценным бумагам, заявки клиента и торговые операции. При этом система связывает поручения с торговыми операциями. Мы в компании отслеживаем всю цепочку от поручения до сделки, а также от фактической сделки до поручения, иногда это тоже нам нужно. Программа сама рассылает автоматически сформированные отчеты с итогами торгового дня, рассчитывает налог на доходы физического лица при выводе активов и окончании налогового периода, распределяет доходы по ценным бумагам, хранит историю всех изменений. Все учитываемые данные легко фильтруются и группируются прямо в программе. И всё это в базовой поставке модуля.

«Скорость обработки данных в системе внутреннего учёта «ДиБ Бэк-офис» равна ~1000 транзакциям в секунду. На лояльность клиентов влияет не только это, но и гибкие настройки тарифов, постоянное расширение базового функционала, автоматизированная сверка. Всего этого можно добиться, если применять современные технологии. Они помогают сократить издержки и освободить время для решения стратегических задач, а также работать в соответствии с законодательством», — комментирует Сергей Аверин.
 
Безболезненное внедрение

«ДиБ Бэк-офис» готов к использованию. Однако у каждой компании всегда есть свои требования и особенности работы.
Для нас было важно сохранить нумерацию во всех учётных регистрах, ничего особенного, просто мы привыкли так работать и хотели, чтобы и в новой системе было что-то привычное для нас. Поэтому просили разработчиком «ДиБ Системс» настроить программное обеспечение под наши требования. В «ДиБ Системс» говорят, что внедрение модуля в среднем занимает от полутора до шести месяцев. Мы работали двумя командами и со своей стороны стремились помогать, а не препятствовать, как это иногда бывает. Поэтому в обозначенные сроки уложились.

Как происходил процесс внедрения? Это не просто установка новой программы на компьютер. Все сотрудники должны научиться выполнять основные операции и понимать, как функционирует учётная система. То есть я сделаю это и произойдет вот это. Привыкнуть к работе с новой системой нам помогли обучающие программы «ДиБ Системс». Можно заказать вебинары, на которых разработчики рассказывают о всех возможностях и сервисах «ДиБ Бэк-офиса» и отвечают на Ваши вопросы. Также всегда на связи служба поддержки, с ней общаемся через специальный сайт. Там же можно просить решить конкретную проблему и отслеживать этапы выполнения в реальном времени. Инструкции, которые вполне реально прочитать, потому что вместо нескольких сотен страниц, они занимают два-три листа описания конкретного функционала, тоже есть на сайте. Все объяснения сопровождаются изображениями. И конечно, задать вопросы разработчикам можно не только через сайт, но и по телефону в рабочее время.
Когда процесс внедрения прошел успешно, весь бэк-офис нашей компании вздохнул с облегчением. Наконец-то, мы вспомнили, что такое уходить с работы вовремя, перестали злиться из-за того, что выполнение одной задачи занимает кучу времени, все делается в соответствии с законом и в рабочем режиме. А значит, если к нам придет проверка, то мы можем быть спокойны, что все делаем правильно. Внедрение модуля от «ДиБ Системс» помогло нашему руководству принять решение о расширении спектра услуг и наметить новые цели.

«Автоматизация бизнес-процессов нужна тогда, когда компания хочет развиваться, запускать новые продукты, расширять линейку клиентских сервисов и сокращать издержки», — говорит генеральный директор компании ООО «ДиБ Системс» Сергей Аверин.

Доступная цена пакета «ДиБ Бэк-офис» еще один повод задуматься о смене парадигмы и переходе к умным программным решениям, которые сэкономят время и помогут бизнесу выйти на новый уровень.
Узнать больше об опыте работы с программой «Бэк-офис» можно на странице отзывов, которые оставили наши клиенты.

Дополнительные материалы:
Новая форма отчетности — XBRL
Что такое Положение ЦБ РФ 577-П?
Рынок Forex в новой реальности